Η ΓεωΑνάλυση Α.Ε. μέσα από την εκπόνηση μελετών του Εθνικού Κτηματολογίου αλλά και άλλων μεγάλων έργων, διέκρινε από νωρίς τα σημαντικά οφέλη του ψηφιακού υλικού έναντι του αναλογικού και την ανάγκη τυποποίησης της οργάνωσης κι αρχειοθέτησής του, ώστε να επιτευχθεί η βέλτιστη διαχείριση εγγράφων, υποβάθρων και σχεδίων.

Για το σκοπό αυτό, ήδη από το 1999 η εταιρεία ανέπτυξε ερευνητική δραστηριότητα με στόχο την δημιουργία Συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων. Η εφαρμογή που αναπτύχθηκε μέσω του προγράμματος, λειτουργεί και χρησιμοποιείται ακόμα από την εταιρεία, ενώ συνεχώς αναβαθμίζεται και επεκτείνεται ώστε να καλύπτει τις ανάγκες της.

Έτσι σήμερα, η ΓεωΑνάλυση Α.Ε. έχει στη διάθεσή της μία πλατφόρμα εφαρμογών που ικανοποιούν τις διαχειριστικές της ανάγκες τόσο σε επίπεδο εγγράφων και δεδομένων όσο και σε επίπεδο ανθρώπινου δυναμικού. Το σύστημα υποστηρίζει:

• οργάνωση κι αρχειοθέτηση υλικού (εισαγωγή, ταξινόμηση, οργάνωση και διακίνηση εγγράφων)
• τήρηση ψηφιακού φακέλου έργου (διοικητικά και οικονομικά στοιχεία, χρονοδιάγραμμα, αρχεία)
• δρομολογήσεις εργασιών μέσω αναθέσεων και διεκπεραιώσεων
• ηλεκτρονικό πρωτόκολλο και σάρωση Barcode
  διαβαθμισμένη πρόσβαση χρηστών και προστασία των δεδομένων
• υπολογισμός στατιστικών για έργα και διαδικασίες
  ηλεκτρονική καταχώρηση εισόδου – εξόδου, αδειών

Η ανάπτυξη και η πολυετής χρήση της εφαρμογής ενδοεταιρικά, έχει αποφέρει τεχνογνωσία και εμπειρία στο στελεχιακό δυναμικό της ΓεωΑνάλυση Α.Ε.  η οποία αξιοποιείται με επιτυχία σε έργα που αναλαμβάνει και αφορούν στην ηλεκτρονική διαχείριση και οργάνωση ψηφιακού υλικού.

Πέρα και πριν από την ηλεκτρονική διαχείριση όμως, συχνά απαιτείται και η δημιουργία του ψηφιακού υλικού, ψηφιοποιώντας το υπάρχον αναλογικό αρχείο. Η ΓεωΑνάλυση Α.Ε.  είναι πλήρως εξοπλισμένη με σαρωτές και λογισμικά τελευταίας τεχνολογίας και αναλαμβάνει την ψηφιοποίηση παντός είδους έντυπου υλικού (έγγραφα, σχέδια, χάρτες, διαθετικά κλπ) και την επεξεργασία τους (αναγνώριση κειμένου, επεξεργασία εικόνας, διανυσματοποίηση σχεδίων) ώστε να μπορούν να εισαχθούν στο εκάστοτε σύστημα.

Ενδεικτικά η εταιρεία έχει εκπονήσει έργα σάρωσης και διαχείρισης υλικού μέσω εφαρμογών που έχει αναπτύξει για τους παρακάτω φορείς:

• Τεχνικές Υπηρεσίες Δήμων Κομοτηνής, Πυλαίας, Σταυρούπολης, Κοζάνης
• ΓΑΙΑΟΣΕ Α.Ε.
• ΚΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ Α.Ε. (νυν Ε.Κ.Χ.Α. Α.Ε.)
• Νομαρχιακή Αυτοδιοίκηση Κοζάνης, Φλώρινας

Το στελεχιακό δυναμικό της ΓεωΑνάλυση Α.Ε. ολοκλήρωσε, με μεγάλη επιτυχία δύο ακόμα έργα ψηφιοποίησης υλικού και αρχειοθέτησής του στο σύστημα ΠΑΠΥΡΟΣ Millennium III για τις ανάγκες υπηρεσιών του Δήμου Ηλιούπολης και του ΟΣΕ.

Συγκεκριμένα,

• στο πλαίσιο της ψηφιοποίησης υλικού από το αρχείο της Τεχνικής Υπηρεσίας του Δήμου Ηλιούπολης, σαρώθηκε μεγάλος αριθμός εγγράφων και σχεδίων μεγάλων διαστάσεων τα οποία και αρχειοθετήθηκαν στο σύστημα.
• στο πλαίσιο της ψηφιοποίησης υλικού των Διευθύνσεων Ανθρώπινου Δυναμικού και Οικονομικών Υπηρεσιών του ΟΣΕ, σαρώθηκε και αρχειοθετήθηκε εξαιρετικά μεγάλος αριθμός εγγράφων, σε πολύ σύντομο χρονικό διάστημα.